Kuidas projekteerimise vaates lisa- ning muudatustöid miinimumini viia?
Alustame defineerimisest – kindlasti on selles osas erinevaid vaateid ja juriidilisi nüansse, ent minu nägemuses on lisatöö selline töö, mis oma olemuselt ei kuulu esialgselt lepingus kokku lepitud tööde/tegevuste hulka, näiteks lisanduv distsipliin, töö keerukuse kasv, lisanduv maht (m2). Muudatustöö on töö, mis oma olemuselt toob endaga kaasa tehtud tööde ümbertegemist. Tihti esinevad nad kombineerituna.
Projekteerimise vaates algab reeglina tööde maht ideest ja lõppeb valmis projektiga. Oma olemuselt on tegu konsultatsiooniteenusega ning lõpptulem on reeglina digitaalne projekt. Viimane on ka põhjus, miks lisa- ja/või muudatustöid on projekteerimise faasis tihti keeruline mõista (sõltub tellijast suurel määral), kuna justkui midagi käegakatsutavat ei ole ja ringitegemine või ruutmeetrite lisamine võiks ju olla justkui lihtne.
Lisa- ja/või muudatustöödega kaasnevad põhilised probleemid
Probleemid, mis lisa- ja muudatustöödega tihti kaasnevad, on:
- Pannakse proovile inimsuhted ja usaldus – selleks, et projekt õnnestuks, on tiimi omavaheline suhtlus ja läbipaistvus A ja O. Usalduse puudumisel on raske motiveeritult projekti panustada, selle olemasolul on aga võimalik ka keeruliste teemadega palju kiiremini edasi liikuda. On olukordi, kus lisa- ja muudatustööde teema kerkides tekivad erimeelsused. On osapooli, kes ei ole nõus neid aktsepteerima, või ei ole võimalik neid oma ajakavasse mahutada või nähakse mingit olukorda projekti veana või puudusena vms.
- Turul on kahjuks märgata tendentsi, kus mõned bürood võidavad vähempakkumishankeid alahinnatud pakkumistega, lootes hiljem eelarveauku täita lisa- ja muudatustööde arvelt. Selline praktika tekitab paratamatult umbusaldust kogu valdkonnas.
- Tiimi motivatsiooni langus – tegelikult ei ole projekteerijate eesmärk ega soov teostada töid, millega algselt ei ole arvestatud. Tehes projektis ühte ja sama asja mitu korda, viib see motivatsiooni alla.
- Lisa- ja muudatustööde menetlusele panustatav ressurss on proportsionaalselt väga suur. Aeg, mida näiteks peatöövõtu projektides panustame lisa- ja muudatustööde menetlusele, põhjendamisele, eelarvestamisele, selgitamisele jms, on proportsionaalselt väga suur. Tihti on see aeg isegi pikem reaalse töö tegemisest. Ehituses on selle jaoks mõnikord lausa eraldi inimesed, kes taoliste menetlustega tegelevad. See töö on üsna suur raiskamine ning tihti ka mitte väärtust loov, kuna kuuldes lisa- või muudatustöö maksumust ja ajakulu, otsustavad tellijad tihti, et „ega neil seda tegelikult niiväga vaja ei olegi“. Projekti korrektselt ja põhjalikult alustades on võimalik seda raiskamist vähendada.
- Keeruline hinnastada – sõltuvalt projekti staadiumist võib lisa- või muudatustöö olla, ja hilisemates staadiumides reeglina ongi, üks suur lumepall, mis veerema hakkab ja mõjutab väga paljusid, kui mitte kõiki osapooli. Me ei pruugi osata lõpuni ette näha, mida üks lisa- või muudatustöö endaga lõpuni kaasa toob. Nende hinnastamine on peatöövõtja jaoks tihti väga keerukas ja riskantne protsess.
Eelarve ja ajagraafik
- Projekti eelarve ning ajagraafik muutuvad – lepingut sõlmides arvestame töid planeerides nende tähtaegadega, mis on sinna kirja saanud. Me anname selle lepingu tähtaja järgi ka lubadusi teha uusi projekte järgmistele tellijatele. Kui tekib suur hulk lisa- ja muudatustöid, siis me ei suuda teistele antud lubadusi täita ning see tekitab lõpuks probleeme nii käimasolevasse projekti (sest hakkame lahendama kahte projekti korraga ja lõpuks kumbki ei edene) kui ka järgmistesse lubatud projektidesse.
- Lepinguteksti tõlgendamisest tulenevad vaidlused – kui lepingut hakatakse lugema ja tõlgendama hetkel, mil suhted ja usaldus on juba õrnal jääl, siis on väga suur tõenäosus, et vaidlus kisub veelgi suuremaks.
- Tasub üksteisele lepingus olulised punktid läbi arutada ja neid peegeldada/tõlgendada sõlmimise hetkel, muu hulgas lisa- ja muudatustöid käsitlevad punktid, et nende saabumisel ei peaks enam arutama, kuidas keegi mingit lauset mõistab ja sellest aru saab.
Lisa- ja/või muudatustööde hulga vähendamine
Lisa- ja/või muudatustööd ei pruugi teatud tingimustel alati olla halvad. Oluline on nende kommunikeerimine projekti vaates õiges ajaaknas, kus me veel ei nimetaks neid lisa- ja muudatustöödeks, vaid alternatiivideks. Andes ette ideede ja mõtete jaoks konkreetse raamistiku, aitab see kogu tiimi tuua just selleks otstarbeks fookusesse ja nad kasutavad seda aega eesmärgipäraselt.
Lõpptulem peab tellijat ja ka kogu tiimi rahuldama ning mõni lisa- ja/või muudatusöö teeb ehitise/rajatise oluliselt paremaks. Samuti on tellijal sellises olukorras lihtsam aktsepteerida kaasnevaid muutusi eelarves ja ajagraafikus.
Lisa- ja/või muudatustööde hulga miinimumini viimine kokkulepete sõlmimise hetkel
Hea koostöö aluseks on alati kogu tiimi hõlmav usaldus ja professionaalsus ja seda igal projekti ajahetkel.
Oluline on:
- Defineerida võimalikult varajases staadiumis projekteerimistööde täpne skoop (tellija lähteülesanne, hoone keerukus, algandmete olemasolu) – kui tiim hindab, et lähteülesanne või muu alginfo on ebapiisav, siis tasub juba alguses rääkida tellijaga võimalikest lisa- ja muudatustööde reservist. Teine variant on oodata projekti alustamisega seni, kuni tellija muretseb piisava detailsusega lähtematerjali ning tiim kinnitab, et alustamiseks vajaminev info on olemas.
- Uuringute tegemine enne projekteerimishanget – vähesed uuringud või nende puudumine projekteerimise alustamisel tähendab pea alati lisa- ning muudatustöid, seega tasub need tellida enne hanget või rääkida juba alguses tellijaga lisa- ja muudatustööde reservist.
- Veendumus, et projekti teostamiseks ettenähtud aeg ning eelarve on piisavad.
- Põhjalik selgitus- ja müügitöö tellijale projekti protsessist – kui tellija on projekteerimise projektijuhi poolt ettenähtud protsessiga n-ö paadis, on ka kogu tiimi lihtsam veenda sellega kaasa tulema.
- Defineerida lisa- ja muudatustööde mõiste / tekitada ühine arusaam. Kui lisa- ja muudatustööd on juba laual ning neid mõisteid hakatakse alles siis tõlgendama, võib tekkida ebavajalikke vaidlusi.
- Lisa- ja muudatustöid arvesse võttes on mõnel juhul riskivabam teha tunnipõhise kokkuleppega lepinguid või näiteks siht- ja piirhinna lepinguid. Lepingu tüübi valikule tuleb panna rohkem rõhku.
- Enne lepingu sõlmimist rääkida detailselt läbi lepingu sisu ja sõnastus. Tõlgendamise ruum tuleks viia miinimumini.
Lisa- ja muudatustööde hulga miinimumini viimine projekteerimistööde alustamise hetkel
Lisaks tiimi omavahelisele usaldusele ja professionaalsusele on vajalik:
- Põhjalik ettevalmistustöö – investeerida rohkem aega projekti alguses, sh kaaluda erinevaid alternatiive projekti lahenditele ja alternatiive korrektselt dokumenteerida. Projekteerimise protsess on pikk periood ja tiimides vahetuvad inimesed. Kui alternatiive koos argumentatsiooniga ei dokumenteerita piisavalt, võib olla üsna kindel, et 10 kuud hiljem hakatakse rääkima samadest mõtetest, mida tehti projekti alguses, ja siis on väga lihtne jõuda lisa- ja muudatustööde rattasse.
- Põhjalik selgitustöö tellijale ja tiimile projekti protsessist. Kui kogu tiim on protsessi osas nn samal lehel, siis on ka suurem tõenäosus, et saadakse aru, millisel hetkel on igasugusel uuel sisendinfol kõige väiksem mõju projekti kulgemisele ja suurim positiivne mõju valmivale ehitisele/rajatisele.
- Defineerida võimalikult varajases staadiumis tellija eesmärgid ja nende prioriteetusus (ühisruumi koosolekud). Lepingutekstides näeme tihti, et tellija eesmärgiks on võimalikult odav, võimalikult kiiresti valmiv, võimalikult innovaatiline, võimalikult keskkonnasõbralik, võimalikult optimaalne ja soovitakse seda kõike. Need eesmärgid tuleb seada prioriteetsuse järjekorda, et tiimil oleks selge arusaam, kuhu suunas liikuma hakatakse. Kui projekti edenedes tekivad uued alternatiivid, siis on neid alati hea võrrelda eesmärkide prioriteetsusega. See aitab kaasa analüüsile, kas pakutud alternatiiv toetab tellija eesmärke.
- Aja, eelarve ja ressursi nutikas kasutamine rekonstrueeritavate hoonete puhul. Mõistlik on detailne projekteerimine teha alles siis, kui hoone kohta on piisavalt infot. See säästab lõpuks kõigi aega ja raha ning viib lisa- ja muudatustööde hulga allapoole.
- Sõltuvalt hoone tüübist projektide paindlikum lahendamine. vähendadamaks näiteks büroode või kortermajade lisa- ja muudatustööde hulka ehituse faasis, tasub projekteerimise faasis lahendada läbi rohkem alternatiivseid plaanilahendusi koos tehnosüsteemidega. See küll pikendab projekteerimise kestvust ja suurendab hinda, kuid on kiirem ja soodsam viis, kui hakata erinevaid plaanilahendusi ja rentnike erisoove (ehk lisa- ja muudatustöid) läbi lahendama ehituse faasis – mõttekoht arendajale.
- Tellija poolt talle esitatud materjali põhjalik läbitöötamine etteantud ajaaknas – liiga tihti oleme olukorras, kus tellija ei süvene vaheetappide juures esitatud dokumentatsiooni, vaid teeb seda alles lõpus või liiga hilja.
- Igapäevatöös osaleb tellija või volitustega esindaja – kui tiim töötab liiga kaua ja liiga pikalt ilma tellija või volitatud esindajata, on üsna kindel, et tekib lisa- ja muudatustöid. Projekteerimises võetakse igapäevaselt vastu otsuseid, mis seonduvad omakorda erinevate ülesannetega.
Sobiv tiim projekti jaoks
- Kui kohe projekti alguses on juures kogu tiim (sh tellija, ehitaja) ja iga alternatiivi ja idee juures on kõigi vaade ja argumentatsioon, on lisa- ja muudatustöid oluliselt vähem kui protsessis, kus distsipliinid liituvad järk-järgult.
- Õigeaegne liikumine projekti järgmisesse etappi – lepingute sõlmimisega oleme lubanud tellijale, et kindlaks ajaks on tellitud projekteerimistöö valmis. Projekteerimistöö aga koosneb väga suurest hulgast etappidest, mille tähtajad samuti on tihti lepingutes fikseeritud. Projekt on valmis siis, kui on valminud tööprojekt. Enne seda on projekt siiski alles töös. Minu hinnangul on aidanud lisa- ja muudatustöid vähendada ka selline võte, kus vahetähtaegadele antakse veidi vabamat ruumi ja liigutakse protsessis järgmisesse etappi siis, kui eelnev on oma eesmärgi täitnud. Kogemus on ka näidanud, et andes näiteks projekti algusesse ja alternatiivide genereerimisele paar kuud rohkem aega, vähendab see suurel määral lisa- ning muudatustööde hulka ning lõppkokkuvõttes jõuab projekt valmis ikkagi esialgselt kokkulepitud tähtajaks.
Samuti tasub enne projekteerimise detailsematesse etappidesse liikumist ära oodata KOV-i esimene tagasiside projektile.
